Hướng dẫn cách đặt tên Email chuyên nghiệp

Đa phần hiện nay, ai cũng sử dụng cách thức gửi thư điện tử để liên lạc với nhau, vì thế cái tên email rất quan trọng đối với mỗi cá nhân hay doanh nghiệp, thông qua tên email họ có thể đánh giá sơ được doanh nghiệp đó có chuyên nghiệp hay không, vì thế hãy cố gắng tạo cho doanh nghiệp mình một email thật chuyên nghiệp nhé. Trong bài viết này, Trí Lực sẽ hướng dẫn cho bạn cách đặt tên email chuyên nghiệp.

 

1. Nguyên tắc đặt tên email chuyên nghiệp:

1.1. Luôn sử dụng tên miền riêng của công ty:

Để tạo tên email đẹp và ấn tượng tốt nhất từ địa chỉ email, điều đầu tiên bạn cần làm là mua một tên miền riêng, đây là quy tắc tối thiểu, một công ty cần phải tạo ấn tượng đặc trưng trong sản phẩm, dịch vụ, quy trình bán hàng,… và tên miền riêng là một phần không thể thiếu trong số đó. Nói cách khác, hãy sử dụng mail dạng abc@“tên miền công ty” thay vì abc@gmail.com hay abc@yahoo.com.

Hiện nay, mua tên miền đã không còn khó khăn như trước đây, một tên miền tùy chỉnh hiện nay khá rẻ và quá trình thực hiện cũng rất đơn giản, dễ dàng chỉ mất khoảng 15 phút để tạo một email bất kì. Có khá nhiều lựa chọn để sở hữu một tên miền dành cho email chuyên nghiêp như GoDaddy với giá khoảng 12$/ năm hoặc Google Apps dành cho doanh nghiệp với giá từ 5$/ tháng. Việc sở hữu một tên miền riêng là điều nên thực hiện ngay đối với các doanh nghiệp mới, nó thể hiện tính chuyên nghiệp của một doanh nghiệp vì vậy nên đầu tư kĩ càng trước khi chọn mua tên miền cho địa chỉ email.

※ Bạn sẽ muốn một cái tên email đẹp, đơn giản và dễ nhớ hơn:

Trên thực tế, các tên miền tùy chỉnh cho phép bạn chọn được tên người dùng đơn giản và rõ ràng hơn. Với một nhà cung cấp phổ biến trên diện rộng như Gmail, rất ít khi may mắn được chọn địa chỉ thanh@gmail.com, thay vào đó, bạn phải chấp nhận những lựa chọn kiểu như thanh8899@gmail.com, cái tên này chẳng để lại chút ấn tượng nào trong tâm trí khách hàng, họ sẽ sớm quên mất sau 1 phút.

Nhưng với một tên miền riêng, khi đặt tên email, bạn sẽ được “xí” bất cứ tên người dùng nào mình muốn, hoàn toàn không có cạnh tranh. Một cái tên ngắn gọn, đơn giản sẽ trở nên lung linh cho dù bạn in trên danh thiếp hay đọc trên điện thoại, nó cũng sẽ dễ dàng để lại ấn tượng trong tâm trí khách hàng.

Tên email ấn tượng thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc

※ Không liên kết với ISP:

Nếu đang sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp được gắn với nhà cung cấp dịch vụ (ISP - Internet Service Provider), bạn nên thay thế ngay lập tức. Với một email kiểu như @hotmail.com, @yahoo.com, bạn đã tự buộc mình phải tiếp tục sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp đó, một khi hủy bỏ không dùng nữa, thì địa chỉ email cũng sẽ biến mất cùng tất cả nỗ lực marketing mà bạn đã dùng để quảng bá cho địa chỉ đó.

 

1.2. Tránh biệt hiệu và số, hãy chọn định dạng email chuẩn khi đặt tên:

Ngoài tên miền, một thành phần khác cũng quan trọng không kém khi đặt tên email chuyên nghiệp là tên người dùng. Ví dụ một bạn tên Công Thành thì có thể đặt tên là congthanh@“tên miền công ty”

Không có gì phải bàn cãi khi nói rằng một tên email người dùng đơn giản như congthanh sẽ chuyên nghiệp hơn so với congthanh123 hoặc coolboy999 rồi, phải không? Còn bạn muốn sử dụng tên họ đầy đủ, thì chỉ nên sử dụng những từ viết tắt, ví dụ như ncthanh@“tên miền công ty”.

 

1.3. Tạo địa chỉ email đặc biệt để hiển thị trên website công ty:

Địa chỉ email đặt trên website công ty thường khác với tên email dùng để liên lạc trực tiếp với khách hàng. Sử dụng email cá nhân ở mục “Liên Hệ” của website có chút gì đó không chuyên nghiệp và thể hiện nội bộ công ty chưa được tổ chức một cách rõ ràng, chưa kể, bạn cũng không muốn đưa địa chỉ cá nhân cho tất cả những người tình cờ lướt qua website, phải không?

Một địa chỉ chung kiểu như info@“tên miền công ty” tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn, đồng thời cho phép bạn ẩn đi địa chỉ email của mình, cũng như mang lại nhiều lợi ích khác nếu biết tận dụng, cụ thể, bạn có thể chuyển tiếp email tới nhiều tài khoản tùy cài đặt.

Ví dụ một email được gửi đến địa chỉ sales@“tên miền công ty” có ​​thể được chuyển tiếp tới quản lý bán hàng, một email gửi đến press@“tên miền công ty” có ​​thể được chuyển tiếp đến bạn và trưởng phòng truyền thông cùng lúc. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ gợi ý hỗ trợ chủ doanh nghiệp thiết lập những chức năng như trên bằng cách tạo ra những email nhóm chuyển tiếp đến nhiều tài khoản hoặc đặt quy tắc chuyển tiếp email tùy nhiệm vụ chức năng của từng phòng ban.

 

1.4. Ví dụ về cách đặt tên email chuyên nghiệp:

a. Chỉ sử dụng tên:

Vd: thanh@“tên miền công ty”

Đây là một điển hình minh họa cho định dạng địa chỉ email chuyên nghiệp và đơn giản, chỉ hiển thị tên giúp khách hàng dễ nhớ, dễ kết nối và cũng cho phép bảo vệ quyền riêng tư trong trường hợp không muốn công khai họ của mình. Nhược điểm của cách này là bạn buộc phải thay đổi trong trường hợp có hai nhân viên trùng tên trong công ty.

b. Sử dụng tên và chữ cái đầu tiên của họ:

Vd: nthanh@“tên miền công ty”

Cũng tương tự như cách đặt tên đầu tiên, nhưng đây là một hình thức dành cho những người cùng tên trong doanh nghiệp. Một lần nữa, nó là lựa chọn hợp lí dành cho những người không muốn công khai họ (trong một số trường hợp, giữ bí mật họ của mình sẽ giúp bạn tránh nhiều rắc rối không đáng có).

Nhà cung cấp dịch vụ thường chủ động hỗ trợ chọn tên miền email cho người dùng

c. Sử dụng tên và chữ đệm:

Vd: congthanh@“tên miền công ty”

Trên thực tế, đây là lựa chọn đặt tên email chuyên nghiệp phổ biến nhất ở Việt Nam. Nó tuân theo logic đơn giản dễ nhớ nhưng đảm bảo được tên email đẹp, vì thường người ta sẽ nhớ nhiều hơn chữ đệm và tên thay vì cả tên họ đầy đủ, đồng thời cũng ít khả năng bị trùng lặp trừ những cái tên quá phổ biến ở Việt Nam, ví dụ như dangkhoa, thanhthien, lamhong,… Bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng những hình thức khác phù hợp hơn, nhưng vẫn hạn chế tối đa việc chèn số vào.

d. Sử dụng họ và tên:

Vd: thanhnguyen@“tên miền công ty”

Đây là lựa chọn phổ biến tương đương với cách sử dụng tên và chữ đệm. Thậm chí các giám đốc, chủ doanh nghiệp còn sử dụng cách này để đặt tên doanh nghiệp, công ty để xác nhận sở hữu riêng, cách ngắn gọn này tuy đơn giản nhưng đảm bảo được tên email đẹp lại còn dễ nhớ thì không có lý do gì không sử dụng cách đặt này đúng không nào.

e. Sử dụng tên theo chức năng công việc:

Vd: salemanager@“tên miền công ty”

Cách đặt tên email theo chức năng công việc khá hữu ích khi áp dụng trên website, nó cung cấp ngay thông tin khi khách hàng cần liên hệ để được hỗ trợ, tư vấn bán hàng,… Đây cũng là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp tổ chức doanh nghiệp tốt hơn. Bạn cũng có thể sử dụng những tên email như thế này để chuyển tiếp sang một trang khác (bằng cách nhấp vào).

f. Chọn tên hiển thị cho email doanh nghiệp:

Hãy nhớ rằng, ở vị trí khách hàng, khi nhận được mail từ doanh nghiệp, thứ đầu tiên họ thấy là tên hiển thị cùng phần đầu của nội dung (ảnh minh họa bên dưới). Vì vậy, có một cách để thể hiện sự chuyên nghiệp khi đặt tên email, hãy chủ động lựa chọn tên hiển thị trên thư của mình.

Tên hiển thị doanh nghiệp phải rõ ràng và chuyên nghiệp

Tương tự như tên người dùng email, cũng có những cách tiếp cận khác nhau để hiển thị tên công ty tùy theo mục đích sử dụng, như cài đặt hiển thị họ tên, tên và công ty hoặc đơn giản chỉ duy nhất tên công ty (bạn có thể thay đổi dễ dàng ở mục cài đặt). Ví dụ như cách hiển thị họ tên thường được sử dụng trong các chiến dịch gửi thư tự động hoặc email hỗ trợ, trong khi tên công ty lại thường được ưu tiên khi gửi email quảng cáo, chiến dịch bản tin,...

 

2. Bí quyết đặt tên email đẹp và ấn tượng:

2.1. Thêm sở thích hay cá tính vào địa chỉ email:

Đầu tiên, muốn đặt được tên email đẹp thì bạn phải định hướng cho địa chỉ email đó nói gì về mình mà có thể gây được ấn tượng người xem nhưng lại không quá phô trương, bạn hãy thử nghĩ ra nhiều cách khác lạ một chút và tìm những điểm nổi bật đưa vào tên email của mình. Một tên email ấn tượng ngoài tên bản thân hay giới tính,… bạn có thể thử đưa thêm sở thích hay một từ ngữ nào mà bạn yêu thích vào email.

Vd: dolphin.boy@gmail.com hay boylovework_99@gmail.com,…

Ngoài ra bạn có thể đưa phong cách, cá tính của mình vào để làm tên email đẹp và thu hút hơn, nhưng lưu ý vì nó gián tiếp thể hiện giá trị con người bạn nên bạn cần suy xét thật kỹ trước khi đặt tên theo dạng này. Nếu con người bạn hài hước thì bạn có thể thêm những từ ngữ như “smile”, “active”, “happy”,… Nếu bạn có tính cách trầm lắng thì có thể dùng những từ như “cool”, “ice”,…

Vd: smile_girl@gmail.com, cool.girl.@gmail.com,…

 

2.2. Thêm con số vào địa chỉ email:

Nếu bạn đã đặt được tên email đẹp cho mình rồi nhưng không may lại bị trùng với một tên khác có người đã đặt trước bạn, cách khắc phục đơn giản nhất là cho thêm một con số nào đó mà nó có ý nghĩa với bạn chẳng hạn như ngày tháng năm sinh, ngày kỉ niệm nào đó ấn tượng với bạn. Nhìn chung cách làm này rất được nhiều người sử dụng vì nó khá đơn giản nhưng lại mang về cho bạn một cái tên email ấn tượng.

Vd: bigcityboy_1991@gmail.com, ncthanh.1199@gmail.com,…

Một tên email đẹp và ấn tượng giúp bạn trở nên đặc biệt hơn

 

 2.3. Cố tình viết sai lỗi chính tả tạo sự khác biệt trong địa chỉ email: 

Mách bạn thêm một cách để tạo tên email đẹp và ấn tượng nữa, cách này sẽ có phần đặc biệt hơn hai cách trên, đó là bạn hãy thử cố tình viết sai chính tả để cách điệu cho địa chỉ email của mình, nhưng lưu ý là bạn phải dùng từ có phát âm cùng với từ gốc để người đọc tên email của bạn vẫn biết được từ gốc là từ nào, họ mới nhận ra hàm ý trong cách đặt tên email của bạn dù bạn ghi không đúng.

Vd: bigcityboiii_1993@gmail.com, thalh.nguyencong@gmail.com,…

 

3. Kết luận:

Cách đặt tên email rất đa dạng, tùy theo mục đích công việc mà sẽ có những các đặt tên khác nhau. Hi vọng sau khi đọc bài viết trên bạn sẽ hiểu rõ và biết cách đặt tên email chuyên nghiệp và ấn tượng hơn. Và nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, bạn hãy chia sẻ nó cho người thân, bạn bè để cùng nhau có thêm nhiều kiến thức hơn nhé. Trí Lực chúc các bạn thành công trong công việc cũng như cuộc sống, thân ái!